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县级档案管理信息化问题及对策


作者:郑阿梅
【摘 要】本文首先分析了县级档案管理实际问题,然后由这些问题出发,有针对性地提出了相关的对策:提升信息化意识;加强队伍建设;有步骤、有规划的推进信息化;建立切实可行的工作规范;创新服务机制。
【关键字】县级;档案管理;信息化;对策
档案信息化是21世纪档案事业发展的战略选择,近年来,国家各级各类档案馆正在积极探索路子,大胆实践,目前已取得初步成效。县级档案馆作为国家基层档案馆,其处于整体档案管理的基础地位,基层档案管理信息化服务的好坏直接决定着我国档案管理信息化服务的整体水平。
一、县级档案信息化目前存在的问题
(一)数据库建设不够完善
(1)档案的全息输入起步较晚。纵观全国,虽然有部分县级档案馆,已经初步开展了全息输入工作,但是进行归档以及输入的内容大部分是革命历史档案、县委、县政府等少量重要全宗档案,所占馆藏档案数量比例很小,而且全息输入过程的各个环节没有明确的标准要求和严格的质量审核制度。(2)档案目录的微机录入工作不规范。据悉,多数县级档案馆在1997年前后开始开展档案目录微机录入工作,由于缺少培训和技术指导,录入前没有开展著录标引工作,录入的微机的档案数据中,有一大批垃圾数据。(3)声像档案的光盘刻录工作处于探索阶段。对县级档案馆来说,光盘刻录工作还是一个新的技术领域,目前仅在部分具备刻录条件的馆内才得以开展。刻录方法和刻录技术尚不成熟,制作的光盘没有按照数据类型进行明确分类和格式统一,致使数据存储不完善,甚至刻录不完整。
(二)相关人员业务能力不足
工作人员的业务能力还不能适应时代发展的要求。(1)相关的工作人员,绝大多数是从其它事业、企业单位中调进来的,由于健康或者其它原因照顾性调入的人员比例较大,要在工作岗位上全身心投入工作则很不现实在档案工作队伍中,文化知识结构不合理,思想保守,不思进取,守摊子的思想较为突出,开拓创新的精神贫乏。(2)其次是县档案馆非专业干部所占比重过大,文化程度整体偏低,大多数是半路出家,靠通过自学或在职岗位培训学习业务知识,这些人员基本上都成了业务骨干,即使有个别档案专业进修的人员,大多数存在特殊情况,相当一部分是从取得文凭的初衷出发的,学到的东西非常有限,敬业精神则很难说清。(3)工作人员年龄结构不合理,缺乏政治素质高,档案业务精的复合型人才。(4)工作人员的计算机操作水平参差不齐,会计算机操作的人员比例很小,影响了电子文件的归档管理,使档案信息化建设基础性工作很不牢靠,电子相关的档案管理工作无法运行。
(三)经费不足
县级档案管理,由于地方财力等制约,影响了其功能的发挥。县级财政财力不足,经费不足,对档案室基础建设投入不足。有些没有独立档案室,有些即使有也是面积狭小。有些档案装具不够,归档文件散乱堆积,不利于文件保护。有些机构制作电子文档设备配备不够。
目前大多数县级机构档案室配备设施落后,基本仪器老旧落伍或者残缺不全,还有一些档案室至今没有使用档案管理软件, 完全处于纸质和手工操作整理档案阶段,导致档案室与档案主管部门上级部门和档案管理部门之间信息不通畅。
二、提升县级档案管理的途径
(一)提升档案管理的信息化意识
转变思想,提高认识。提高认识是做好档案信息化建设的前提。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路,是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。新时期加强档案信息化建设势在必行,十分必要。近几年随着经济建设的快速发展,档案信息发挥着越来越重要的作用,各级领导高度重视档案工作,社会各界对档案信息的应用更加广泛,应用的广泛需要提升档案管理信息化的意识。
(二)加强档案管理的队伍建设
高素质人才是做好档案信息化建设的根本。档案信息化工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。一是靠档案工作者加强自学。二是加强在职档案人员的继续教育工作。档案事业的发展关键在人,要树立人才资源是第一资源的思想,在新形势下要搞好档案信息化建设,首先要有一支掌握现代信息技术的档案队伍,立足档案工作发展的要求进行档案人才结构的合理配置,把具有现代科技知识的人才引进来,同时强化对现有人员的业务培训,建设一支政治素质高、业务素质强、工作作风硬、思想创新、团结进取的档案干部队伍。
(三)有步骤、有规划的推进信息化进程
档案信息化是电子政务建设的重要组成部分,也是当前和今后一个时期的一项重要任务,针对全县档案信息化建设的实际,认真研究制定档案信息数据库、档案网站和管理系统平台建设的规划,向县委、县政府提出切实可行的档案信息建设实施方案,并分步付诸实施。制定规划,分步实施是档案信息化建设的重点。一是确定总体目标和主要任务。实现档案信息资源社会共享,档案信息化建设应以改善档案信息化基础设施,构建档案信息化安全保障体系为目标,统筹档案管理应用系统。二是落实责任,强化措施。应将档案信息化建设任务分解到股室,落实具体责任人。三是依据规划制定具体方案,有组织有计划地分步实施。
(四)建立切实可行的工作规范
一是结合各县实际完善各项标准规范。档案信息化标准规范主要包括管理性、业务性和技术性三类标准规范。管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划;业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范;技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。二是严格管理,按章办事。完善规范的目的是为了从严管理,有章可循。因此,在进行数据库建设(案卷级、文件级、全文)及数字化加工等一系列档案信息化工作中,都应严格按规范办事,统一标准实施。
为了对这项工作规范管理,真正发挥为党和人民服务的作用,在现行文件管理中心设立电子文档管理室和电子阅览室,配置专用计算机实行机读阅档,对各单位纸质文件和电子文件同时收集,以减少信息录入的工作量,避免重复劳动,降低数据处理成本。
(五)创新服务机制
加强农业和农村档案工作、企业档案作、重点建设项目的档案管理,积极拓展档案工作新领域,开展民营企业建档工作,深入挖掘档案资源,是县级档案管理工作之中的重要内容。整合档案信息资源,创新档案服务机制,需要做好这部分工作。档案信息资源建设是档案工作的基础,服务则是档案工作永恒的主题,是档案工作的生命线。我们将以高起点,高质量为全县经济社会发展提供积极有效的服务。
增进广大人民群众对党的事业的了解和支持,努力提高档案部门服务社会的能力,提高档案保管和利用的科技含量,提升档案的历史价值和利用效果。
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