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浅析信息化环境下数字化档案建设中的问题


作者:汤光华 李会香
摘 要:随着社会化进程加快、人类科技的进步和快速发展,档案馆数字化建设成为未来档案建设的主要方向。我们必须剖析面临的问题和发展需要的不足,才能满足和适应新时代数字化环境下档案发展的需要。
关键词:数字化档案 档案馆建设 管理 发展
1、数字化档案馆建设面临的问题
近几年来,国家对档案工作的重视程度不断提高,政府在档案馆建设方面给予了大力的支持,投入了大量的资金对很多档案馆进行了搬迁和重新建设,但很多档案馆在建设过程中,没有对新建档案馆做更多的冗余设计,特别是档案库房和档案数字化建设方面的冗余,有的档案库房按50年存档库房来建设,但在实际使用过程中可能还不能满足30年的要求;有的档案馆接入了互联网,但没有考虑档案数字化接入要求,没有预留未来档案数字化建设的需要的空间。馆楼在建设中不能达到数字化功能要求,主要是受到资金和发展设计理念的限制。而企业方面,由于进几年来对企业档案的淡化,企业档案馆变成了档案室,机构从科室变成了专责或兼职,企业档案管理越来越不受重视,所以企业档案数字化建设也是迫于形式需要才会考虑建设,而不是随着时代发展而自我发展和完善,因为现代数字化档案馆的建设和前期档案数字化处理需要投入大量的资金和足够的人力资源。
2、数字化档案建设基本要求
2.1 目前数字化档案馆功能使用状况
随着档案发展的需要,现在越来越多的省级政府机构档案馆、国家重点企业档案馆和大型图书馆都采用数字化管理。虽然采用的软件和硬件趋于国内主流产品,但国内数字化档案馆仍旧处于开发利用阶段,开发运用和管理运用方面还有待于改善,未在真正意义上达到数字化的要求。主要处于以下利用阶段,一、档案馆安装了档案管理系统,档案馆库房还是原有建造的库房,只是采用代码和档号的查询使用方式,找到库房的对应位置存取和保管档案;二、档案馆是全新建设,在档案管理软件的支持下,库房采用电控,档案的存档和管理还是使用传统模式;三、档案馆只是在库房安装了先进的温控、湿控设备,通过电脑可以监控库房的温度、湿度等;四、档案馆比较先进,独立建设了档案大楼,有信息管理机房,库房、数字档案扫描中、心展馆等、查询馆等。
2.2 数字化档案馆的要求
要真正的建设数字化档案馆,在功能需求上要满足以下要求:
2.2.1信息机房要求
(1)有专用信息管理服务器机房。机房要求按专用信息机房建设,通风空调、防雷系统功能完善,电路使用强电弱电隔离。机房除原有电源和通信通道外需预留备用通道。
(2)有专用的档案管理服务器,服务器要求性能稳定、具有可扩充性,网络接入具备光钎接入功能,电源有冗余功能。
(3)服务器分为主用和备用服务器,一台服务器故障保证无间断切换。并且有在线同步自动备份功能。
(4)有专用的网络防火墙和高速网络交换机,满足档案数字管理和使用要求。
(5)机房电源要求双电源供电,并配置智能UPS系统,外部电源与UPS实现不间断切换。UPS保证外部电源中断情况下能保持持续供电2小时,以证档案服务器持续可靠供电。
(6)档案机房需要内网与外网物理隔离,保证档案系统及机密档案的安全性。
2.2.2库房要求
(1)具备档案库房的建设的强制性要求,具备足够的抗震能力;
(2)库房内密集架结构结实稳定,最好使用钢结构密集架,接触边缘有强力密封条,不易损坏;
(3)库房内密集架移动两侧具有固定闭锁功能,强压下不易移位。
(4)密集架使用智能电控的,必须安装防爆和防火装置。
(5)具有门禁系统和刷卡式存取智能密集架的,须有掉电自解锁功能。
(6)库房通风系统、温控、湿控系统完善(最好选用远程电脑监控)。
(7)库房内设置专门取电室和空调室,公共空间不设取电插座,线路排放使用暗排,并且预留备用通道,并做好防鼠隔离措施。
(8)库房的字画档案、古籍档案以及实物档案与常规档案分别使用不同库房;
(9)档案库房、阅览室、工作间要相互隔离。
2.2.3工作台与数字化处理中心
(1)根据档案馆的大小、档案日处理数量以及工作人员数量合理配置一定数量的电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码摄像机、刻录机以及视频处理系统等常用自动办公设备。
(2)数字化中心使用电脑实现内外网络物理隔离。
(3)根据档案密级的不同,隔离档案数字化处理空间,设定工作人员的档案管理系统权限,防止密级档案泄密。
2.2.4档案馆展示中心
根据档案馆的大小,分类设置图片展示厅、实物展示厅及影视展示厅。
现在的数字化档案馆,与真正意义上的数字化档案馆相差甚远。所以我们在档案馆的建设中要有发展的眼光,在新建档案馆时要做好规划和设计,为未来档案事业发展提供基础条件,减少重复投资,避免资源浪费。
3、未来数字化档案馆发展方向的设想
未来数字化档案馆的发展方向,是要在档案馆的建设、档案存储设备、档案管理工具及附属设备等方面在现有的基础上进一步提升,使用功能上将有一个飞跃式的变革。主要体现以下方面:
3.1 档案密集架存储方式改变。从现在的集中排列式转换到立体框架式,每盒档案和对应电子档案光盘各有一个固定的立体架位和物理地址,电子文件在服务器上也有一个相应的存放地址;
3.2 控制方式改变。档案存库、出库方式可以通过电脑控制和刷卡存取,有专用的自动存取卡槽,存入时自动扫描物理地址,自动传送到自己的立体空间位置。取出时根据自己选择想取出的档案,直接从电脑上调取。因特殊原因需要移库时,可以通过逐渐分批排序取出、通过现地刷卡和断电大量手动取出的方式进行。
3.3 库房温控、湿控有专用的智能控制设备。设定后自动控制,在工作台电脑直接监控和报警,室内设备出现问题时可以及时发现和处理。
3.4 防虫和消毒自动实现,在档案存取过程中,每次进出都会通过自动消毒和杀菌设备,并智能投放杀虫药剂。
3.5 室内设置红外监控摄像和红外感应系统,对室内进行监控,防止非法人员和小动物进入。门禁系统与室内红外控制系统关联,门开后,室内红外扫描系统自动关闭,防止防系统误报警。
3.6 档案的利用主要是利用电子档案,原始档案不公开借阅。
3.7 重要档案的备份通过各地的档案中心相互备份,以保证档案的完整性。
3.8 普通档案公开化。普通的档案可以在互联网上直接查阅,有利于档案的利用;权限档案可以通过设置个人密码,单向登陆系统查阅档案;重要和机密档案必须到各地的档案中心才能查阅。
3.8 网络通信将以超级光纤传输或电力电缆传输方式为主,通过终端设备与用户对接。
4、信息化环境下档案管理人员技能要求
随着数字化档案馆开发和建设以及现代信息技术的广泛应用,档案管理对人员提出了新的要求,现有档案管理人员的知识结构不能满足未来档案数字化管理的需求,需要对档案管理人员进行多元化的知识培训。
4.1 过硬的政治素质是保证档案机密性的前提条件。档案管理人员必须具有较高的思想觉悟和较强的政治敏锐感,要树立正确的人生观、价值观。要能严守党和国家机密,依法开展档案和信息化建设工作,确保档案和信息的安全。
4.2 崇高的职业道德是档案工作人员的基本素质要求。档案工作是基础性和服务性工作,要求档案人员热爱档案工作,忠于档案事业,有较强的工作责心,淡泊名利、不畏困难,用心钻研,把档案工作做细做实。把握档案工作的各个环节,确保档案的完整、准确、系统和安全。要有较强的服务意识,将档案信息仔细收集、整理归档并提供有效利用。要把服务意识贯穿于档案工作的每一个环节。
4.3 扎实提高档案专业素质是档案工作人员的工作关键。档案工作是一项专业性很强的工作,具有自己特定的工作对象。档案特有的形成规律,是档案工作不同于其他管理工作的主要因素。档案管理人员必须具备扎实的档案基础知识和档案专业技能,掌握档案工作的理论原则和技术方法。把握各类档案的形成规律,熟悉档案工作流程,根据用户对档案信息利用的需求,对馆藏档案信息进行综合分析,挖掘信息资源,汇编科研成果简介等,才能为档案的利用者提供深层次的档案信息服务。
4.4 较强的档案信息化管理能力是档案数字化管理的基本技能。档案信息化管理包括档案管理数字化、档案利用网络化和档案资源共享化。随着信息技术的发展,电子文件的产生、存储、归档、著录、保管、利用,都将由计算机辅助完成。对传统的单靠手工收集、整理档案和简单借还利用服务的档案管理人员来说,传统技能已远远不能满足档案数字化管理的需求,不仅要精通传统的档案管理业务技能,还要具备一定的常用软件工具、自动办公系统运用、自动办公设备和数码设备运用的能力。还要学会借鉴国内外档案信息化建设先进经验和成果,制定适合本单位的各种电子文件、电子档案管理标准体系,并有效地指导实施档案数字化管理和运用,推动档案事业向前发展。
档案数字化管理是未来档案发展的趋势,随着信息技术的进一步发展,档案数字化管理模式也将进一步发生转变,逐步实现多元化、网络化、多媒体化和智能化,这些,对档案工作人员而言都讲是新的考验和挑战,我们要不断探索档案数字化建设过程中的各种问题,找出应对措施,推进档案工作进一步走向规范化和系统化。
参考文献
[1] 卢生琼.信息时代档案管理人员应具备的素质要求[J]交流,2011(1):58-59。