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企业业务外包风险及其防范研究


作者:尹长辉
【摘 要】业务外包作为一种新型的管理模式和经营策略,在降低成本、提高效率方面有着显著的优势,被越来越多的油田企业所运用,但面临的风险也逐渐显现。本文从介绍业务外包业务入手,分析了业务外包的优点,同时也阐述了外包风险,这些风险有可能使企业产生损失,最后就如何防范外包风险提出了建议。
【关键词】业务外包;风险;防范
 
一、 业务外包的内涵
在社会实践中,任何企业能够拥有的资源都是有限的,不可能在所有的业务领域都获得竞争优势。但是我们应当看到,企业只有专注于自己擅长的、具有核心竞争力的业务,将自己不擅长的甚至已经成为负担的业务托管出去,企业才能在激烈的市场竞争中站稳脚跟。企业依托有限的自身资源,可以通过有效整合无限的社会资源,取得相对竞争优势。于是业务外包应运而生了。业务外包即企业把内部的部分业务承包给外部专业机构负责,其实质是企业的重新定位,优化资源配置,将资源集中用在最能反映企业相对竞争优势的业务领域,塑造和发展企业特有的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务,建立自身的竞争优势,获得企业持续发展的能力。
二、企业业务外包风险分析
业务外包风险,是指企业在把生产经营活动中的部分或全部业务外包的过程中,由于营商环境的复杂性,对企业核心竞争力的识别能力有限,以及对外包预测估计不足,造成实际外包结果偏离预期目标,甚至导致整业务外包活动失败的可能性。外包的实施是一种高风险的策略,如果忽视其风险及防范,则不仅无法给企业带来预期的效率和效益,反而会使企业蒙受巨大损失。业务外包的主要风险有:
(一)外包业务选择不当风险
大量企业的外包业务之所以失败,多半是由外包内容选择不当所致。目前有些企业选择人力资源业务外包属于跟风行为,不切实际,没有考虑到企业的真实需要。有些企业在人力资源业务外包方面缺乏正确的判断能力,把一些涉及企业核心竞争力的战略性人力资源业务内容外包出去,从而导致核心技术的泄露或是核心竞争力的丧失,一旦企业与承包商合作中止,与企业生存和发展相关的商业秘密和管理解决方案等重要内容就有泄漏的风险,最终给企业造成无法挽回的损失,使企业在市场竞争中处于不利地位;也有部分企业外包了一些用处不大的业务,不但没有给企业获益,还白白浪费了企业资源。
(二)外包服务商选择的风险
目前国内市场上业务外包服务行业进入门槛较低,造成业务外包服务商数量较多。但是这些服务商的水平参差不齐,既有国内一流的服务商,也有一个人一台电脑的独立顾问,部分服务商资质较低、专业化程度不高,在自己的服务质量、内部流程、外包专业技术上有很大的缺陷。由于行业信息不对称,企业对服务商的背景、资质缺乏准确全面的了解,而服务商的真实水平往往在合同履行过程中才能被准确评估。业务外包的质量和效果与服务提供商的优劣有直接关系,因此服务商选择的决策风险不可忽视。
(三)监督管理失控的风险
由于外包服务商与企业之间属于合作伙伴关系,而不是从属关系,外包服务商派遣的员工与企业之间是服务关系,而不是劳资关系,这就使企业对外包服务商及所派遣员工的控制力较弱。若过度监管,可能引起外包服务商和派遣员工的不满;若降低监管的力度,又难以保证外包服务商能够严格按照企业的意志执行外包业务,一旦失控甚至会出现消极怠工、以次充好、偷工减料的后果,与企业的预期目标不符。此外,因企业自身的能力有限,包括是否外包的决策能力、谈判人员的谈判能力、适应外包带来的变化的能力、与相对方的关系协调能力等,可能会造成监督管理失控的局面。所以在企业的外包活动中往往会面临能力不足、监督失控的风险。
(四)文化差异与沟通的风险
企业文化差异与沟通是企业业务外包的最大障碍。每个企业有自己独特的文化和价值观,这些是由企业的历史和领导者的风格等因素决定的。外包商对企业文化认知的缺乏,可能会造成沟通上的障碍,甚至会破坏企业文化,导致业务外包的失败。此外,要保证企业的正常运营,外包后企业必须不断监控承包企业的行为,并与之建立长期稳定的信任合作关系。
(五)法律法规不健全的风险
由于我国外包服务产业起步较晚,发育还不是很成熟,国内市场在这一方面的法律还不完善,导致外包服务市场缺乏相应的体系来运行、维护和监督。业务外包后,承包商可能利用企业对其成本和经营信息的不了解,而随意抬高承包费用、不使用优秀员工或新技术。承包商可能会有放松管理、不尽心尽力、刻意破产等行为,这些都行为都会给企业带来巨大的经营风险。
三、企业业务外包风险防范
虽然在实施业务外包方面存在一些风险和障碍,但只要找到规避风险及克服障碍的对策,做好风险防范措施,企业就可以充分的利用外包的优势来服务本企业。主要对策有:
(一)合理选择外包项目
在选择外包项目时,必须认真地研究分析哪部分工作最适合外包,以及企业的现状及潜在的发展能力,要坚持不能把关系企业核心发展能力的工作外包出去的原则。从经营管理整体内容分析,理性的做法是将事务性的工作如环卫保洁、园林绿化、档案管理等工作是可以考虑进行外包的。而企业中长期规划、员工职业生涯管理、企业文化建设等则不适合外包。
(二)合理选择外包服务商
合理选择外包服务商对企业实施业务外包工作具有重要的意义。一般来说,企业选择合适的外包服务商,应综合考虑多种因素。一是职业道德。外包服务商应诚实守信,在处理涉及企业商业秘密的业务时,要做到严守客户秘密,即使面对竞争对手的利益诱惑,也不能动摇。二是专业技能。外包服务商应有良好的专业技能,有相当丰富的从业经验,服务质量真实可靠,在业界具有一定的美誉度。三是企业文化。外包服务商应树立以客户为导向的服务理念,能够认识、理解、适应客户的企业文化。
(三)对外包商实施有效激励
为有效地激励外包商提高服务质量,企业必须随时监测和评估外包业务。可以根据双方约定的合同条款,定期或不定期地对外包商进行跟踪督查和间接约束。目前许多业务外包在采用风险或回报定价的新合作机制,值得推广。该机制规定:如果外包商不能实现合同目标,外包商要受到经济处罚,但是,如果实现或超过了既定目标,外包商可以分享客户的利润。在这种机制下,企业与外包商共担风险、共享利润,是一种非常有效的激励方法。
(四)达成文化上的共识
  选择哪些业务进行外包,这种外包与本企业的企业文化相适应,是判断外包行为是否成功的前提。通常认为,具有下列特点的业务不适宜外包。一是企业将该业务优势视为一项核心能力,这种能力关系到企业文化建设,关系到企业生死存亡。二是企业的一些管理职能过于机密或具有特殊性,关系到企业发展的命脉,而外包供应商很难提供有效的服务。三是某些业务没有外包的经验,不易对服务供应商进行有效管理,如果外包失误或失败,后果可能是灾难性的。因此,要保证企业的正常运营,外包后企业应与供应商进行有效沟通,达成文化上的共识,建立长期、稳定的信任协作关系。
(五)建立风险预警管理体系
  企业在进行业务外包风险管理时,应建立全面的、敏感的风险预警管理体系,从而使企业能密切关注外包过程,防患于未然,减少企业损失。通过信息采集、风险监测、状态分析、有效判断、工具选择、实施与评价等一系列的程序,为企业的经营者提供合理的决策依据。总之,在人事外包过程中应与供应商保持良好的合作关系,保持清晰、有效的沟通渠道以及建设预警体系等来提高业务外包风险管理的效率。
参考文献:
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