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电力企业档案管理中存在的问题和对策


作者:吴丹丹
摘要:电力企业的档案管理在企业的管理中是不可缺少的一部分,它具有对电力企业的生产经营活动进行记录的作用,其重要性不言而喻。但当前在电力企业的档案管理工作还存在着诸多的问题,阻碍了电力企业管理工作的顺利进行。本文对存在于当前电力企业档案管理中的问题进行了深入探讨,并就这些问题的成因以及对策进行了分析。
关键词:电力企业;档案管理;问题;对策
企业的档案记录了企业的经营活动,有以往企业发展的宝贵经验,通过借阅档案能够对过去进行了解。因此档案对于企业来说十分重要的,在企业管理工作中要切实做好档案管理工作,随着电力行业的不断发展以及改革,电力企业的档案管理也要适应当前行业发展的变化以及特点,与时俱进,不能一成不变。因此,在新时代新形势下,有效的进行电力企业的档案管理工作具有重要的意义。
一、电力企业做好档案管理的重要性
电力企业的档案涉及到各方方面面,具有记录的内容多、范围广、信息量大的特点,它对企业的发展历程进行了真实的记录,为企业保存了丰富的知识信息,对于企业的发展有重要意义。企业档案属于公司的机密,未经批准不能外借以及外传,同时外单位人员没有经过领导批准不得借阅。在借阅档案时必须要履行登记和签收手续。档案是宝贵的资料,因此员工在借阅后不能随意的拆卸以污损文件,在归还档案是要保证其的完整性,否则档案管理部门要追究其责任。企业员工通过对档案的借阅利用,吸收经验,总结教训,在档案显示的以往经验的基础开拓创新,这一作用在电力行业这一技术性的行业更为突出,通过企业过往的研究,吸收精华,在过去好的基础上做的更好,为公司创造经济效益。因此,对于档案的管理工作十分重要,其牵扯到企业的发展。
二、当前存在于电力企业档案管理中的问题
1、档案管理人员的综合素质有待提高
当前在电力企业的档案管理工作中普遍存在着管理人员缺乏以及管理人员的综合不高等问题,一些电力企业的档案管理人员缺乏档案管理的相关理论知识以及专业技能,没有树立较强的工作意识,同时没有较强的责任心,不能很好的完成档案管理工作。在一些企业中,档案管理人员除了要完成档案管理工作还有其他的任务,致使其不能专心的完成档案管理工作。同时,企业中的档案管理人员的工资较其他大多数的企业员工要低,造成档案管理人员的工作积极性下降。
2、企业档案管理体系的不健全
电力企业应该根据企业自身的特点以及当前本行业的发展变化制定出一套完整且科学合理的档案管理体系。当前大部分企业都有一套自己的档案管理制度,当存在的问题是企业制度的这些档案管理制定往往都在着一定的缺陷,例如信息缺失以及不能对档案资料收集齐全等。没有一个完善的档案管理制度往往会造成档案的缺失以及涂改等,不利于资料保存的完整性。
3、企业员工缺乏档案管理意识
大多数的企业员工没有充分的认识到档案管理的重要性,档案意识淡薄,往往会出现在借阅之后没有及时归还、随意对资料进行涂改等现象发生。这就使得档案材料的完整性以及系统性遭到破坏。一些电力企业员工没有对档案管理制度有一个清晰的认识,对规章制度不重视,导致档案不齐全以及不完整的情况发生。从而使得企业的档案管理工作不能顺利的进行,无法正常发挥档案的重要作用。
4、没有充分利用信息化管理
如今的社会环境是一个信息化的时代,随着计算机的发展,它已经普及到各行各业中,给企业的管理工作带来了很大的便利。但当前多数电力企业档案管理的信息化建设相对落后,导致档案管理工作达不到理想的效果。其主要表现在一些电力企业的领导人没有充分意识信息化建设对于档案管理工作的重要,没有足够的资金投入到其中,同时一些电力企业对档案的信息化管理制度没有进行完善,这就造成了在建设档案管理平台时缺乏必要的依据。
5、档案管理的政策指导以及理论研究不足
如今我国的电力行业在不断发展以及深入改革,档案管理的工作更加应该得到重视。在这一过程中,要做好档案的管理工作不仅要求电力企业有所作为,同时还要得到有关政府部门的支持,对档案管理工作的政策指导以及理论研究进行完善,让企业在改善档案管理工作的过程中,得到理论依据以及政策支持。
三、如何有效的进行电力企业档案管理工作
1、提高档案管理人员的综合素质
电力企业要做好档案管理工作,就要提高档案管理人员的综合素质,其直接关系到档案管理工作的完成质量。企业可以定期组织档案管理人员进行专业技能以及专业理论知识的培训,或者帮助其完成继续教育或是进修学习,以此来提高工作人员的综合素质,增强档案管理人员的工作能力,充分调动他们的工作积极性以及自觉性,更好的完成档案管理任务。
2、企业员工要充分认识到档案管理的重要性
档案管理工作服务于员工,同时员工也应当具有一定的档案管理意识,充分认识到档案管理的重要性,在借阅了资料后,及时进行归还,同时还要保证资料的完整性,不能对资料进行撕毁以及涂改。首先领导就应该起到带头作用,重视档案的管理工作,并积极的对相关的规章制度加以完善。
3、完善企业的档案管理制度
在解决电力企业当前存在的档案管理问题过程中,企业必须要对相关的档案管理制度进行完善,为档案管理工作制定一个统一的标准以及统一的规范,让档案管理人员在完成工作时有章可循。企业的档案管理人员要严格的按照相关的档案管理规范进行工作。同时企业还应该遵循集中统一、分级管理的原则建立一个科学合理的档案管理体系。
4、积极建设信息化的管理平台
今后,档案管理工作会朝着信息化的方向发展,一个良好的信息化管理平台能够让档案管理工作事半功倍,因此,企业要对档案管理的信息化建设加以重视,投入足够的建设资金以及技术人员,并积极完善相关的标准以及制度。
5、加强档案管理人员的服务观念
档案管理人员是档案管理工作的具体执行者,因此其的工作态度以及工作效率对档案管理工作的质量有直接的影响。档案管理工作也是一项服务性的工作,这项工作服务于广大的企业员工,因此,档案管理工作人员不仅应具有专业的技术以及知识,同时还应该具有服务精神,明确自身的职责,增强自身的工作责任心。
结束语
档案管理工作是电力企业管理工作中重要的组成部分,其质量的好坏关系到企业的发展问题,因此必须受到重视,找出当前存在的问题并积极的解决它,让它更好的服务于企业。
参考文献
[1]王雅琴.电力企业档案管理:问题、成因与对策[J].现代企业教育,2011(09).
[2]杜勇.电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].企业技术开发,2011(07).