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浅论文秘语言艺术的基本原则


作者:刘敬
摘要:
文秘工作人员无论是在政府行政部门还是在企事业单位,都发挥着举足轻重的作用,这是因为文秘工作在整个工作系统中起着承上启下的作用,其主要任务就是上传和下达,这就对文秘工作人员的综合素质提出了很高的要求,其中语言素质极其重要。文秘人员工作过程中在语言艺术方面必须遵循一定的原则,做到善于说话,会说话,才能充分体现文秘工作的艺术性。
关键字:文秘;语言艺术;基本原则
引言
随着改革开放的深入和市场经济的发展,传统的谨言慎行观念受到挑战,善言敏行的意识逐渐在人们头脑中形成。尤其在文秘工作中,书部门素有门面、窗口之称,秘书人员要与组织内外、上下、左右的人员互相传递信息、交流思想、协调关系;群众来访、洽谈工作等大都要由秘书部门出面协调,人们从一个单位文秘人员说话的态度、方式等方面可以衡量这个单位的工作水平,文秘人员的语言在一定程度上影响着一个单位在公众心目中的形象。由此可见,文秘人员掌握一定的说话艺术显然是非常重要的。然而,说话并不如想象的那样简单,说话是一门科学,有其规律和要求;说话也是一门艺术,要把话说得有水平,还要遵循如下原则。
一、口语表达要规范
秘书在口语表达时如果用自然、和谐、稳重的语调,必将给人留下美好的印象,切忌拿腔作调、盛气凌人、哗众取宠。有的文秘人员喜欢让别人看到自己的长处,了解自己的优点,在这种心理支配下口若悬河,毫无节制地自我卖弄,这样轻重倒置,既引起别人的反感,又直接影响了工作的顺利开展。
因此,文秘工作人员必须要养成良好的表达习惯,在表达时要注意语言通顺、流畅,避免语言障碍。要做到规范表达,首先必须注意词语的积累,做词语的富翁,要注意防止出现词语搭配不当的现象。其次,要讲普通话,普通话是全民语言,能消除地域障碍,还要做到言简意达,同时必须去掉口头上的语病,一些不良的语言习惯往往不同程度地影响语意的表达。最后,还要掌握好语速,如果忽快忽慢,快慢错位,自然会影响表达效果,适当的语速表达更容易让人接受,留下良好的印象。秘书在说话时遵循以上口语表达技巧,无疑会增加说话的吸引力,给人稳重、自信、聪颖之感,从而推进工作的顺利进行。
二、表达内容要真实,杜绝虚假奉承
秘书作为领导的参谋、助手,工作在领导身边,直接为领导服务,无论是提供信息、协调矛盾,还是处理日常事务、辅助决策,必须以辩证唯物主义为思想武器,严格讲求真实杜绝虚伪。不论情况是好是坏、是喜是忧,都应如实地向组织和领导反映,有时候,坏的信息对领导的决策更为重要,它能帮助领导认清形势,及时采取应对措施。
例如美国前总统卡特在竞选总统时,他的高级参谋就曾提醒他:每三个选民中几乎有两个拒绝他当总统,卡特在了解了真实的情况之后及时采取措施,最终当选了美国第三十九届总统。事实证明,秘书只有处理好报喜与报忧的关系,如实反映情况,才能保证领导决策的正确。另外,当领导工作中出现失误与缺点时,如何规劝和提醒领导更需讲究艺术。这方面古代的幕僚谋士有许多成功的经验可供借鉴。汉成帝的老师张禹倚仗皇帝的庇护,飞扬跋扈、贪赃枉法,朝廷无人敢弹劾他。谏官朱云冒死向皇上列举了张禹的几大罪状,要求皇上依法处斩,汉成帝不仅没有责备张禹,反而下令将朱云斩首。朱云手抓殿中的栏杆面对成帝宁死不屈,慷慨陈辞:我死不足惜,但你圣明的君主为何竟让这样的贪官做老师?汉成帝终于认错并处斩了张禹。可见,秘书不仅要敢言,还要巧谏。而在现实生活中有的秘书却不从实际出发,擅长于说假话,一味地在领导耳边吹嘘奉承,这样做必然引起群众反感,不仅没能给领导减轻负担,反而给领导帮了倒忙。因此,文秘工作人员必须恪守职责,为领导提供最真实有用的信息。
三、注重效率,表达要简明
时间就是金钱,效率就是生命。现代社会生活节奏越来越快,秘书工作比任何时候都讲究效率,要提高工作效率必须做到说话简洁明确。秘书要顺应时代潮流讲短话,把话说得简洁明确一些,尽可能以少量的话语传达更丰富的信息,文秘说话要为听者着想,不能浪费对方的时间。周总理就要求他的秘书在向他口头汇报工作时,用两三句话讲清一个问题,这样,一来可为领导节省宝贵的时间,二来不至于让废话淹没主要问题,影响汇报工作的效果。因此,为了提高说话的效率,秘书在说话时还应注意少用修饰语、倒装句,不用隐晦、艰涩的词句, 不带 这个 、 那个 、然后等口头禅,做到通俗易懂、直抒胸臆。快节奏的现代社会生活要求文秘做到长话短说,说话时分清主次详略。要做到长话短说、简明表达并非易事,秘书可以通过限制说话时间、创造说短话的语言环境等方法,提高简明表达的能力,从而提高说话效率和工作水平。
四、随机应变
应变能力是文秘人员必备的基本能力,体现在语言表达上即为灵活多变。但是这里的意思绝不是见风使舵、投机取巧、八面玲珑,而是在特定的语境中,使语言处于优化状态。文秘工作的被动性和随机性,决定了文秘说话语境的千变万化,且经常出现始料未及的情况,这就需要文秘人员能够根据不同的场合、对象调整自己的说话内容、说话方式,能机敏、灵活、巧妙地应付出现的意外情况。无论在何种情况下,秘书说话时一定注意遵循以下原则:要把握分寸、注重措词,对重要问题的说明,特别是对人和事的定性,用语一定要慎重;要委婉含蓄、文明礼貌,注意增强语言的亲和力,切忌武断、生硬,以免影响人际关系;要运用恰当的语言,看准语境,当讲时必须讲,不当讲时一定不讲。另外,秘书在工作中有时难免会遇到一些修养差、偏激执拗或有意刁难、出言不逊,或自以为是、无事生非、故意添乱的人,接待这些人的时候,文秘工作人员不能自乱阵脚,而应力求做到处变不惊、镇定自若、沉着,用语言艺术征服对方。
参考文献
[1]霍祎然.浅论文秘语言艺术的基本原本原则[J].语文学刊,2008,(4).
[2]胡祥鸿.浅谈秘书说话的审美要求[J].秘书之友,2005,(8).